O que discutir no Alinhamento Estratégico de um Projeto?

Contexto

O alinhamento estratégico de um projeto é fundamental para todos saberem o objetivo, seus benefícios, os recursos disponíveis, os papéis e responsabilidades das pessoas que devem ser envolvidas, as mudanças que devem ocorrer, premissas / riscos, restrições, prazos e orçamento para que seja possível elaborar um plano assertivo com maiores chances de sucesso. Com isso, os solicitantes de um projeto estarão aptos a desenvolver o Business Case.

Por que este projeto deve existir?

A grande primeira questão que deve ser respondida é por qual motivo um projeto deve existir, ou seja, quais são as justificativas e os benefícios esperados quando pedimos um investimento em um projeto.

Podemos (e devemos) ter em mente um objetivo mais amplo, com benefícios que conduzam a Organização de uma situação atual para uma situação melhor, que resolvam os problemas indicados nas justificativas.

Com base neste entendimento geral é que buscaremos os Fornecedores e Parceiros, os quais devem entender bem os limites de sua atuação para que contribuam com conhecimento e ferramentas que viabilizem o atingimento dos benefícios prometidos..

É viável investir neste projeto?

É fundamental que os recursos investidos num projeto tenham algum retorno perceptível de valor, seja financeiro, de alguma melhoria operacional, ampliação da imagem, ou até mesmo atender uma obrigação legal (ou fiscal).

Para tanto, é necessário organizar o projeto para se ter condições de avaliar este investimento e o que medir ao longo de sua execução até o produto (ou serviço) final, o qual deverá viabilizar o objetivo e benefícios.

Organizando as informações de seu projeto...

• Quais são as justificativas?

• Quais são os benefícios para atingir qual objetivo?

• O que o projeto deverá entregar (produto / escopo)?

• Quem são os envolvidos, direta e indiretamente (stakeholders)?

• Quais impactos poderão ter com as mudanças propostas?

• Quais riscos para o negócio?

• Qual a disponibilidade das pessoas diretamente envolvidas em executar o projeto, no tempo adequado?

• Os recursos disponíveis são suficientes?

• Se houver retorno financeiro envolvido, qual a taxa e o tempo de retorno (ROI e Payback)?

• As partes terceiras (fornecedores e parceiros) envolvidas estão plenamente alinhadas com as expectativas para se atingir os benefícios esperados?

• Os prazos e metas estipulados são viáveis?

Com base nas respostas para as questões acima, você terá uma chance melhor em elaborar um bom Business Case para buscar a aprovação de seu projeto..

Uma vez aprovado, quais as diretrizes para seu planejamento?

Conseguindo a aprovação do seu projeto, é fundamental buscar estes pontos (abaixo) no seu alinhamento inicial com o Comitê e Time do Projeto (com recursos próprios e/ou terceirizados):

• Respostas aos Riscos identificados e como realizar o acompanhamento contínuo

• Planos de Contingência

• Planos de Testes detalhados com os diversos cenários que o produto do projeto deva rodar

• Boa comunicação, adequada a cada grupo de pessoas distintas

• Abrangência da comunicação à todas as pessoas (internas ou externas) que tenham alguma relação com as mudanças produzidas pelos resultados do projeto

• Clareza de papéis e responsabilidades

• Clareza na necessidade de dedicação e quando será realizada (cronograma)

• Clareza nos critérios de qualidade ao se medir os marcos do projeto, ou seja, existir pontos de checagem sobre a evolução do projeto e seus “entregáveis”, assim como a qualidade exigida

• Limites do projeto, identificando claramente o que não está previsto no escopo

• No caso de se identificar gaps ao longo do projeto, como será a condução de análise e aprovação das mudanças causadas pela absorção destes no projeto

• Como será o suporte à operação pós entrega do Projeto, com papéis e métodos bem definidos e comunicados

Espero sinceramente ter contribuído de alguma forma e até o próximo artigo!