Por que os Projetos falham e como podemos melhorar?

Contexto

Segundo o Gartner Group 70% dos projetos fracassam no “cumprimento de cronograma, custos e qualidade”

...enquanto 50% são executados “acima do orçamento”...

Segundo a Revista CIO norte-americana cerca de 93% dos projetos de implantação ERP estouram o prazo planejado...

São indicadores alarmantes que podem ser melhorados através do desenvolvimento pessoal dos participantes e envolvidos do projeto, evidentemente com ênfase no Gerente do Projeto. Vejamos alguns pontos de atuação neste artigo:

Entendendo as causas

O primeiro e mais importante passo é entender o que é falhar. Segundo nosso dicionário da língua Portuguesa, significa “não cumprir uma promessa”.

Portanto, daí podemos concluir que as promessas ocorrem no âmbito de PESSOAS, e que todas as demais perspectivas de falha derivam deste ponto.

Existe toda uma EXPECTATIVA gerada pelo novo cenário desejado e prometido!

Portanto, uma das principais formas de resolver esta questão é trabalhar muito a COMUNICAÇÃO. Porque a comunicação ocorre exatamente neste âmbito – PESSOAS.

As pessoas possuem valores, culturas e experiências diferentes, que determinam as expectativas e o entendimento entre as partes. E, para complicar ainda mais este cenário, temos estados emocionais diferentes que afetam todos os indivíduos mesmo dentro de seus padrões.

Para ajudar neste processo, trouxe algumas dicas que podem contribuir muito com a comunicação e o gerenciamento das expectativas e promessas, trazendo melhores resultados e percepção de sucesso:

1ª Dica – Conheça as pessoas e seus interesses (mapa dos stakeholders)

Utilize processos de alinhamento simples e visuais para facilitar e garantir o entendimento de todos, deixando-os na “mesma página”.

Uma ferramenta que gosto bastante é o Project Model Canvas do Prof. Finocchio, que conduz de forma construtiva e didática a concepção de um projeto. Para saber mais, procure nosso curso de Gerenciamento de Projetos disponível no Portal ERP.

2ª Dica – Construa um Escopo baseado nas justificativas e benefícios esperados do Projeto. Entenda os requisitos!

No processo de construção do escopo, procure sempre vincular o objetivo, os resultados esperados e sua decomposição (EAP) baseado nas justificativas, benefícios e requisitos declarados para facilitar o cumprimento da promessa.

Se houver mudanças de escopo, muito comuns na execução dos projetos, procure manter a mesma coerência, fazendo o caminho inverso do diagrama acima justificando as mudanças ou até mesmo uma mudança de cenário, onde a promessa deve se ajustar igualmente.

3ª Dica – Procure ser realista na construção do seu cronograma!

No momento de construir seu cronograma baseado nos pacotes de entrega (escopo), sempre se atente aos recursos disponíveis e elabore os esforços x tempos que sejam realistas com o cenário de planejamento e execução.

Se uma pessoa possui menos conhecimento ou experiência que o esperado, não adianta colocar um prazo pensando em pressionar que na maioria das vezes não resolve.

Se o prazo é uma restrição, procure então recursos compatíveis para garantir a execução em tempo. Se não houver, é tempo de negociar alternativas...

Alguns pontos de atenção neste processo:

Uma importante ação é criar o engajamento da equipe. Procure trabalhar com metas ao invés de controle e cobrança de tarefas. Este tipo de gerenciamento cria um estado mental que Goldratt chama de “Compromisso de Resultado”.

Veja a comparação realizada no seu estudo no livro “Critical Chain” (1998).

4ª Dica – Invista tempo e conhecimento para elaborar seu Orçamento!

É fundamental buscar conhecimento adicional para elaborar de forma assertiva seu orçamento do projeto. Alguns pontos de atenção sobre como elaborar o orçamento:

As contingências financeiras podem muitas vezes eliminar uma série de conflitos em tempo de execução do projeto se bem administradas.

Obviamente, todo recurso é restrito, portanto deve-se ter equilíbrio e bom senso para não inviabilizar o projeto em função da contingência financeira. Da mesma forma, devemos ser econômicos na execução para aumentar a margem do projeto, servindo tanto para a contingência quanto para o lucro ou retorno do mesmo.

5ª Dica – Determine os critérios de aceite e progresso do seu projeto!

É imprescindível para uma boa comunicação e gerenciamento do projeto determinar os critérios de aceite (que demonstra a entrega do projeto) e os critérios de progresso (que demonstra a evolução do projeto).

Quero compartilhar alguns pontos de atenção sobre este tema:

Muitas vezes quem aceitou alguma entrega do projeto não tinha o poder reconhecido para isso, seja pela autonomia outorgada pelo Patrocinador ou pela falta de conhecimento do processo nas definições detalhadas da entrega. Isto é um perigo para o projeto e gera muitos riscos vinculados à finalização do projeto.

Antes de finalizar, quero ainda trazer um último aspecto para reflexão - a relação entre Riscos x Premissas x Restrições de um projeto:

Concluindo este artigo, quero deixar uma reflexão final:

Espero que estas reflexões sejam úteis a você!